MILANO – Quando in azienda si parla di riduzione dei costi di travel, sipensa subito ai costi diretti, ovvero alle spese per i biglietti aerei, ipernottamenti, i ristoranti, gli autonoleggi. Scarsa attenzione ricevonoinvece, nella maggior parte delle imprese, i costi indiretti, ossia i costidi processo legati alla gestione delle spese di viaggio (per esempio, iltempo impiegato dal manager o dalla segretaria per la pianificazione delviaggio, la richiesta di autorizzazione e prenotazione piuttosto che per lacompilazione delle note spese, oltre che per il loro controllo,riconciliazione e rimborso da parte dell’amministrazione).
In realta’, icosti indiretti rappresentano in media, secondo una ricerca effettuata daAmerican Express, il 5,6% del budget di spesa e possono arrivare a incidereaddirittura per il 23%. Adottando le “best practice” – ovvero, ricorrendoalle migliori tecniche operative di prestazione -, invece, l’incidenza puo’essere ridotta fino al 2%.
Come intervenire allora?
La chiave – silegge in una nota – e’ la razionalizzazione dei processi interni attraversol’adozione di tool informatici che consentano di velocizzare i tempi, dieffettuare in automatico una serie di controlli e, parallelamente, diinterfacciarsi direttamente con i sistemi gestionalidell’azienda.
L’adozione di un self booking tool – ossia di quei sistemiautomatizzati che consentono la prenotazione online di un viaggio d’affari(voli,hotel,autonoleggi e altri servizi) da parte del dipendente nelrispetto della travel policy aziendale – permette infatti di conseguiresaving rilevanti: e’ pero’ fondamentale scegliere la soluzione piu’adeguata, in grado di adattarsi senza difficolta’ alle esigenze e aiprocessi della specifica azienda. Solo cosi’ infatti sara’ possibileraggiungere elevati tassi di utilizzo e, conseguentemente, i risparmiprefissati.
Tra le diverse soluzioni disponibili sul mercato italianosono presenti TravelMatic, Haplo e BizTr@vel.it.
TravelMatic e’ unservizio basato su Internet che permette la gestione dei propri viaggid’affari. Attraverso lo strumento e’ possibile controllare tutte leattivita’ legate alle trasferte.
Haplo – prosegue la nota – automatizzail processo interno di richiesta di autorizzazione al viaggio, a richiestaaccede al GDS e ai siti Web delle principali compagnie “low cost” e gestiscele richieste di biglietteria ferroviaria e marittima.
BiZTr@vel.it e’ ilservizio Web di Travel Management, in modalita’ self booking, progettatotenendo conto delle realta’ organizzativa specifica delle aziendeitaliane.

“L’utilizzo del servizio BizTr@vel.it – dichiara Mario P.Mazzei, Direttore Marketing & Comunicazione Uvet American Express – consentealle aziende di accedere facilmente e rapidamente ai servizi informativi edi prenotazione in qualsiasi momento, conseguire indipendenza eflessibilita’ nelle richieste di viaggio, rendere immediato e automatico ilrispetto della Travel Policy, attuare in semplicita’, un efficace modelloorganizzativo per contenere i costi di viaggio e poter contare su efficientistrumenti di monitoraggio e di reporting delle prenotazioni”.

Questitemi e altri approfondimenti relativi a soluzioni e tecnologie al serviziodei viaggi d’affari – conclude la nota – verranno affrontati a BizTravelForum 04, la mostra-convegno che rappresenta l’evento di riferimento per ilbusiness travel e che si terra’ nei giorni 21, 22 e 23 settembre pressoSuperstudio PIU’ di via Tortona, a Milano.
La partecipazione allamostra-convegno e’ gratuita e riservata alla clientela corporate, fino aesaurimento dei posti disponibili. Per l’iscrizione e’ necessarioregistrarsi sul sito http://www.biztravelforum.it.

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